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NSi AutoCapture

Ihr Gateway zur Erfassung elektronischer Dokumente

Nicht jeder Geschäftsprozess basiert auf einem Papierdokument. Und ebenso bestehen nicht alle Dokumente, an denen Ihr Team arbeitet, aus Papier. Wie also können Sie die Anforderung erfüllen, Dokumente in Papierform und in elektronischer Form in den gleichen, zentral verwalteten Workflow zu übertragen? Mit NSi AutoCapture™ können Sie diese Herausforderung problemlos meistern.

AutoCapture nutzt die leistungsstarken Funktionen von AutoStore, um die gleichen Dokumenten-Workflows, die Sie an Ihrem MFP oder Scanner zur Erfassung von Papierdokumenten nutzen, auf Ihrem Desktop verfügbar zu machen. Mit AutoCapture können Sie jede beliebige Datei auf Ihrer Workstation ganz einfach in einen auf AutoStore basierenden Workflow übertragen.

Nehmen Sie zum Beispiel an, der Lebenslauf eines Bewerbers befindet sich in einem Ordner auf Ihrem Computer. Ihr Vorgesetzter wünscht, dass der Lebenslauf schnellstmöglich bearbeitet wird. Um das Dokument in Ihren Geschäftsprozess zu übertragen, klicken Sie es einfach mit der rechten Maustaste an, und AutoCapture zeigt die AutoStore-Workflows an, zu deren Ausführung Sie berechtigt sind. In diesem Fall wählen Sie den Workflow

„Lebenslauf“ aus. Daraufhin werden einige Felder für die Eingabe von Schlagworten angezeigt. Nachdem Sie den Nachnamen des Bewerbers und die einstellende Abteilung eingetragen haben, wird der Lebenslauf unmittelbar und effektiv weitergeleitet. Das spart Zeit und Geld und lässt Sie beruhigt schlafen.

AutoCapture bietet jedoch noch viel mehr. AutoCapture verfügt auch über die Fähigkeit, E-Mail-Nachrichten (einschließlich Anhängen) in genau die gleichen Workflows zu übertragen. Darüber hinaus können durch einfaches Anklicken eines Symbols im gleichen Menübandbereich, in dem sich die Optionen „Drucken“ und „Speichern“ befinden, auch Microsoft Office-Dateien in AutoStore-Workflows übertragen werden, selbst wenn die Dateien geöffnet sind.

Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck
Häufig sind Dokumenten-Workflows einfach aufgebaut: Sie beginnen an Punkt A und enden an Punkt B. Aber was geschieht, wenn mehrere Kollegen und/oder verschiedene Systeme das Dokument ebenfalls benötigen? Bei AutoStore gehört die Weiterleitung an mehrere Zielorte zu den Grundfunktionen. Wir bezeichnen das als „Multi-Route“ (Mehrfachweiterleitung), und Sie werden es als höchst effizient bezeichnen.
 
 
Vollständige Integration in Microsoft Office
AutoCapture integriert sich nahtlos in Ihre täglich verwendete Microsoft Office-Desktopumgebung und ist damit die ideale Lösung für Unternehmen, die sowohl Papierdokumente am MFP als auch elektronische Dokumente auf den Desktops der Benutzer erfassen möchten. Mit AutoCapture können Sie Dokumente durch einen einfachen Knopfdruck in Outlook, Word, Excel und PowerPoint in Ihre Geschäftsprozesse übertragen.
Erfassung per Rechtsklick auf dem Desktop
 
 
 
 
Mit AutoStore und Kyocera MFPs können Sie
  • Direkt von MFPs in Geschäftsanwendungen scannen.
  • Mit einem Scann in multiple Anwendungen scannen.
  • Workflows Benutzern zuweisen. Diese werden basierend auf dem Login zugewiesen.
  • Verbesserung der Bildqualität mit über 20 Filtern.
  • Barcodes und Handschrift lesen.
  • Verwendung von Seriennummern auf gescannten Dokumenten.
  • Umwandlung von Dokumenten in PDF, WORD, EXCEL und viele andere Formate.
  • Dokumente dirket vom MFP in Dokumenten Management Systeme scannen.
AutoStore und Kyocera MFP in Action

Innherhalb weniger Sekunden kann das gescannte und digitalisierte Dokument von verschiedenen elektronischen Quellen abgerufen werden, z.B. Faxordner, Email Postfächern, Netzwerkordner, PCs oder Dokumenten Management Systeme (DMS). Und das Beste ist, dass es kein Endanwender Training benötigt um AutoStore bedienen zu können.

  • Administrator konfiguriert die Workflows auf einem zentralen Server.
  • Der Benutzer legt die Dokumente in den Feeder des MFPs ein und registriert sich am Gerät mit seinen Benutzerdaten.
  • Nach der Authentifizierung sind die einzelnen Workflows zu diversen Dokumenten für den Nutzer sichtbar.
  • Der Anwender wählt das Dokument und den entsprechenden Workflow, Beipspiel “Rechnung archivieren” und drückt den Scan-Knopf.
 
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